Een boekhouder kiezen: waarop letten?

Als zelfstandige moet u zich door een labyrint van rekeningen, fiscale regels en onbegrijpelijk ambtenarij worstelen. Gelukkig is verdwalen geen must. Met een goede boekhouder hoeft u het mijnenveld niet in. Waaraan herkent u een goede boekhouder?Van uw boekhouder mag u deskundigheid, bespreking van de resultaten en proactief advies verwachten. Kortom, uw boekhouder moet uiteraard een expert zijn in boekhouden maar graag ook een kompas dat u op de juiste koers houdt. Op belangrijke momenten (zoals jaarlijkse aangifte, een investering) is hij uw rechterhand. Maar ook daarvoor én daarna moet u met hem kunnen overleggen, advies inwinnen en samen resultaten onder de loep nemen. Een goede boekhouder/accountant anticipeert. Op die manier bespaart hij u door een goede planning kosten bij onverwachte gebeurtenissen.Hij is zoals een huisdokter: hij is meer dan enkel een geneesheer die diagnoses stelt. Een goede huisdokter kent uw geest en uw lichaam. En die van uw gezinsleden. Dat laat hem toe om goede raad te geven voor de problemen zich voordoen of verergeren. Een goede boekhouder zal hetzelfde doen met uw onderneming.De meeste ondernemers komen bij een boekhouder terecht via mond-tot-mondreclame. Kies het liefst een boekhouder in uw buurt. Kies voor een kantoor gespecialiseerd in uw niche, want er gelden specifieke fiscale regels. De prijs is uiteraard een bepalende factor, maar laat het nooit de enige factor zijn. Als u een goedkopere boekhouder neemt die verder af woont, zal u tijd verliezen met verplaatsingen. Maar vooral: de wetgeving - vooral de fiscale - is zo ingewikkeld geworden en wijzigt zo snel dat een goede boekhouder tijd moet investeren om van alles op de hoogte te blijven. De tijd die hij besteedt aan zijn studie, zal hij doorrekenen in de prijs. Hoewel duurder niet altijd beter betekent, is dat alleszins wel het geval voor een boekhouder die mee is met alle ontwikkelingen.In het kort:Boekhouder/accountant: wie doet wat?Een accountant heeft dezelfde taken als een boekhouder (boekhouding organiseren, jaarrekening opstellen) en heeft daarnaast nog extra expertises, bv. inzake vennootschapsrecht. Ze geven ook advies over fiscale aangiftes en controles en helpen bij het opstarten en uitbouwen van de onderneming. Ze vragen tijdig de documenten op, adviseren over voorafbetalingen, bespreken de rekeningen en eindbalans en denken proactief mee. Zo denken ze na over de fiscale optimalisatie van de vennoot (verzekeringen, weddes, vergoedingen). Ze maken een risicoanalyse van fiscale of vennootschapsrechtelijke aard en over het sociaal statuut.Wat mag u van uw boekhouder verwachten?De boekhouder boekt de facturen in, regelt de btw-aangifte, stelt de balans op en vult de btw-aangifte in en stuurt die door.Maar hij of zij kan meer doen. Zo kan de boekhouder fungeren als kompas (anticiperen), spiegel (check-up), liaison (met belastingen, RSZ...) en vertrouwenspersoon.Hoe is uw boekhouder uw vertrouwenspersoon?Door te anticiperen op uw financiële situatie en tijd te maken voor vragen en overleg. Wees dus open en eerlijk tegen uw boekhouder en neem zijn adviezen in overweging.Is elke boekhouder geschikt voor uw onderneming?Een goede boekhouder weet wat hij zelf aankan en wanneer hij moet doorverwijzen. Zoek een boekhouder die voeling heeft met uw sector en de fase waarin u zit (starter, uitbreiding).Hoeveel kost een boekhouder?De vergoeding zal afhangen van de complexiteit van de handelingen. Men kan kiezen voor een uurtarief of een forfaitair ereloon. In dat laatste geval moet u duidelijk op papier laten zetten welke diensten inbegrepen zijn. Vraag zeker of de voorbereiding van en de bijstand bij fiscale controles apart worden aangerekend. De kosten van een boekhouder zijn 100% aftrekbaar.Hoe kan u werk voor uw boekhouder en kosten voor uzelf uitsparen?De boekhouder maakt altijd gebruik van officiële/originele documenten. Maak duidelijke afspraken over hoe u de documenten moet aanleveren. Houd er in elk geval een solide klassement op na, overzichtelijk volgens soort documenten. Maak gebruik van digitale hulpmiddelen.Wie is de eindverantwoordelijke?Houd ten allen tijde zelf de eindverantwoordelijkheid over uw boekhouding en onderneming. Uw boekhouder staat u bij met raad en daad, maar de knopen moet u zelf doorhakken.Wat mag ik niet verwachten van mijn boekhouder?Uw boekhouder mag zeker geen vorderingen innen, dubieuze structuren uitwerken, zakendoen in uw plaats of contracten uitwerken of onderhandelen.Op basis van welke criteria kies ik mijn boekhouder?Houd rekening met prijs en praktische zaken als afstand en bereikbaarheid.Voor een lijst van de boekhouders en accountants in uw buurt kunt u terecht bij de betrokken federaties: www.bibf.be, www.iec-iab.be.