'Serieuze impact op praktijkwerking en tijdsbesteding'

Pro memorie: sinds 25 mei 2018 is de nieuwe GDPR-wetgeving (General Data Protection Regulation) van kracht. Het gaat om een aanpassing van bestaande privacywetgeving, die meer rekening houdt met de huidige digitale revolutie. Enerzijds legt de nieuwe wetgeving meer verplichtingen op aan de bedrijven en organisaties, anderzijds worden de rechten van de betrokkene meer benadrukt. (Huis)artsen werken met gevoelige gegevens en zijn zodoende ook onderworpen aan de 'nieuwe' wetgeving. "We stellen vast dat de GBA verder gekeken heeft dan de feiten alleen, namelijk de zogenaamde loggings - de registratie van activiteiten van de gebruiker - in het dossier van een patiënt", zegt Peter Berghmans, die dr. De Greef de afgelopen tijd bijstond in het 'GDPR-proof' maken van haar huisartsenpraktijk. Hij is DPO (Data Protection Officer) in de zorgsector en heeft een eigen opleidingsinstituut voor (toekomstige) DPO's. Berghmans: "In een eerste fase controleert de GBA bv. de veiligheid van publiek toegankelijke plaatsen van de huisartsenpraktijk, zoals de website. Zo kijkt men naar algemene veiligheidsinstellingen en cookies. Daarnaast stelt men vragen over de interne werking zoals de omgang met het patiëntendossier." Het gegevensverwerkingsregister van zowel de artsen als de paramedici in de praktijk stond niet op punt, vertelt dr. De Greef, net als de verwerkingsovereenkomsten tussen de verwerkingsverantwoordelijken (huisartsen) en de verwerkers (de leveranciers die onder meer het huisartsenpakket en het agendasysteem leveren) waarmee ze persoonsgegevens uitwisselen. Andere struikelblokken waren de beveiliging van digitale bestanden en computers, en de communicatie met patiënten. Dokter De Greef: "Voorheen gebruikten we gmail voor bepaalde communicatie met patiënten. Na grondige analyse hebben we het e-mailverkeer aanzienlijk verminderd. Bovendien werken we nu ook via een 'business account': professionele abonnementen geven meer garanties met betrekking tot GDPR-conformiteit. Vanaf maart 2024 zullen we met CareConnect werken, waarin Helena geïntegreerd is" (Helena is eenbeveiligde omgeving voor communicatie tussen zorgverlener en patiënt, n.v.d.r.).Ook de communicatie met andere zorgverleners verliep vaak via mail. "We probeerden Siilo al, maar daar werken lang niet alle zorgverleners mee. We volgen vandaag het advies dat communicatie tussen zorgverleners bij voorkeur via het federale e-healthplatform verloopt, doch voor snelle en efficiënte communicatie werkt ook dit nog niet optimaal." "Naast technische wijzigingen hebben we ook procedures geformaliseerd", gaat Lore de Greef verder. "Zo hebben we een striktere wachtwoordprocedure en hebben we afspraken over het afhandelen van gegevenslekken in een procedure gegoten. Op die manier kunnen we aan buitenstaanders zoals de GBA beter aantonen hoe we werken." Hoewel dokter De Greef blij is met de 'GDPR-verbeteringen' - de artsen en paramedici gaan bewuster en veiliger om met allerlei soorten gegevens, en patiënten- en andere gegevens zijn beter 'beschermd' - de vereiste aanpassingen hebben de werking en organisatie van de praktijk op bepaalde vlakken ook log gemaakt, merkt de huisarts op.Lore De Greef: "Neem nu het klaarleggen van voorschriften en attesten zonder dat de patiënt op consultatie komt. Voortaan leggen we deze klaar in het secretariaat, de patiënt wil namelijk geen twintig minuten wachten om een voorschrift af te halen bij de dokter. Voor de momenten dat de medisch secretaresse even niet aan haar bureau zit, hebben we een belletje geïnstalleerd. Dit is maar een van de voorbeelden van acties om 'GDPR-proof' te zijn die een cascade aan acties in gang gezet heeft, waarbij we telkens moeten afwegen wat voor iedereen de meest efficiënte aanpak is." Voor ondersteuning bij de 'zaak GDPR' heeft Lore De Greef een beroep gedaan op de expertise van een GDPR-specialist, advocaten en een IT-er onder de arm genomen. Of beter, moeten doen... De huisarts klopte aan bij meerdere artsenorganisaties, maar kreeg daar naar eigen zeggen niet meer dan een verwijzing naar digitale documentatie en het antwoord dat men haar niet verder kon helpen. Peter Berghmans: "Op het web zijn inderdaad templates te vinden om bv. een verwerkingsregister op te stellen, maar deze zijn al enkele jaren oud en in de praktijk blijkt dat artsen moeite ondervinden om er zonder een woordje uitleg mee aan de slag te gaan." Berghmans kaart aan dat de aandacht voor GDPR sinds het in voege treden in 2018 verslapt is. "Ondertussen evolueert de artsenpraktijk en ontstaan nieuwe praktijkvormen en -samenwerkingen." "Hoe je als zorgverlener moet omgaan met de GDPR moet blijvend onder de aandacht gebracht worden", zegt Berghmans. De aanwerving van een DPO acht hij niet haalbaar voor artsenpraktijken. Eerder ziet hij betere en meer permanente ondersteuning als een taak van de koepelorganisaties. Ook moeten huisartsenpakketten volgens de DPO beter gescreend worden op vlak van gegevensbescherming, zodat het niet mogelijk is om 'onveilige configuraties' te maken zoals in het geval van dr. De Greef. Dit zou artsen beter beschermen in hun handelen. Dr. Lore De Greef ziet heil in geaccrediteerde opleidingen. Zelf is ze alvast van plan om jaarlijks of om de zes maanden samen te zitten met de andere zorgverleners en -medewerkers in de praktijk, zodat iedereen goed op de hoogte is van de verplichtingen en eventuele nieuwigheden. "Maar, dan ben je niet met patiëntenzorg bezig", merkt ze op. Voor dokter De Greef behelsde het conform maken van haar groepspraktijk de afgelopen achttien maanden een groot deel van haar takenpakket. Op het moment van schrijven wacht de huisarts op reactie van de GBA, nadat ze in mei van dit jaar nog een reeks antwoorden bezorgde op vragen van die laatste."Telkens als er nieuwe communicatie van de Gegevensbeschermingsautoriteit komt, moet ik alles laten vallen, uitzoeken hoe het precies zit, mij elke keer opnieuw inwerken in materie die ver afligt van geneeskunde en mijn interessesfeer, de collega-huisartsen en paramedici in de praktijk inlichten... Het is energieslopend en emotioneel belastend. Soms voel ik mij meer manager en brandjesblusser dan huisarts. Ook vanuit dat opzicht zou een betere ondersteuning een positieve zaak zijn voor artsen", besluit de huisarts.